Региональный деловой журнал «Губернский» № 12 (72)
Декабрь 2008 года
На службе у бизнеса: рецепт от профессионалов
Cовременная экономика позволяет применять эффективные технологии управления с целью сокращения расходов, экономии времени, повышения конкурентоспособности и увеличения доходов предприятия. Одной из таких бизнес-технологий является передача стороннему подрядчику определенных функций, не являющихся частью основной деятельности предприятия, но необходимых для организации бизнеса, то есть аутсорсинг. Перевод непрофильной производственной сферы на аутсорсинг - процесс длительный и ответственный. Осуществление его можно доверить только надежным аутсорсинговым компаниям и число их постоянно растет. Но как выбрать партнера, который, взяв на себя часть функций, выведет компанию на более высокий уровень развития? На этот вопрос отвечают эксперты.

Критерии профессионализма провайдера

При выборе подрядчика существует ряд критериев, которые необходимо учитывать. Один из основных - надежность потенциального провайдера аутсорсинговых услуг с профессиональной точки зрения. Это означает, что для компаний, решивших передать ряд своих непрофильных функций, важным является способность аутсорсера выполнить работу и управлять операциями более эффективно, чем в настоящий момент это делают внутренние подразделения. Таким образом, сервисная компания должна обладать высокопрофессиональными экспертами, компетенциями и структурой, вместе создающими уникальные решения для клиента.

Как правило, компания-клиент начинает поиски партнера с предварительного отбора и изучения рынка сервис-провайдеров. Один из методов отсева кандидатов состоит в установлении предварительных квалификационных критериев, которые почти всегда базируются на общедоступной информации. Главное, что должно отличать критерии предварительного отбора - их открытость.

- Сегодня заказчик стал более опытным в процессе подготовки вывода непрофильных функций. Он старается максимально тщательно изучить потенциального провайдера аутсорсинговых услуг, - констатирует Алексей Финогенов, директор по производству компании «Технология Сервис». -- Рекомендуется уделять внимание таким показателям, как масштабы деятельности провайдера; репутация, опыт и квалификация; финансовые показатели; инновации и потенциал для дальнейшего развития спектра услуг; рекомендации от существующих клиентов и примеры, успешно реализованных проектов. И, конечно же, надо учитывать обоснованное соотношение цены и качества предложенных услуг.

Какой инструмент позволит выбрать подходящего подрядчика? Это правильно и тщательно организованный и проведенный тендер. Именно эта процедура позволяет отсекать непрофессионалов, прописывать те условия, которые необходимо выполнить. В этом смысле тендер - гарантия надежности, исключающая в дальнейшем некачественное обслуживание.

Тендер как инструмент выбора подрядчика

Переходу к аутсорсингу должна предшествовать серьезная подготовительная работа. При этом существует такая сложность, как отсутствие у заказчиков достаточных компетенций в организации тендеров.

- По нашим данным, - говорит коммерческий директор компании «КорпусГрупп» Елизавета Байбакова, - число бесконкурентных аутсорсинговых сделок, проведенных в России, составляет 25-30 процентов от общего числа. Заказчики не пользуются своим преимуществом, принимая решение о заключении бесконкурентного контракта без проведения тендера, не знакомясь с предложениями других провайдеров.

Чем можно оправдать заключение бесконкурентного контракта? Экономия времени и денег - вот две основные причины. Но, сэкономив какое-то количество средств на проведении тендера, в будущем можно получить большие затраты, приняв лишь одно безальтернативное предложение поставщика.

Цель тендера - заключение договора с подрядчиком на максимально выгодных для заказчика условиях. Однако реальные цели связаны с дальнейшими результатами сотрудничества с одним из претендентов. Поэтому заказчику важно уже на этапе проведения тендера как можно точнее определить необходимые задачи. Вот рекомендации заместителя директора по маркетингу компании «4П» Павла Рочева:

- Чтобы правильно подойти к заключению договора на оказание услуг по аутсорсингу и получить в итоге искомый результат, заказчик должен грамотно поставить задачу. Надо ответить на вопросы: «Чего мы хотим?», «Что у нас есть?», «Почему это сейчас нас не устраивает?». Соответственно, нужно так писать тендерное задание, чтобы потенциальные провайдеры смогли сделать наиболее адекватное предложение. Это требует времени и трудозатрат. Именно поэтому компании, желая сэкономить, отказываются от проведения тендера в пользу подписания бесконкурентного контракта. То есть заказчик не всегда готов максимально подробно готовить тендерное задание. Нередки и случаи, когда заказчик сам не знает, чего хочет. В результате, недобросовестные претенденты предлагают неудовлетворительные варианты решений.

Иногда причины появления проблем кроются не в просчетах исполнителя, вполне возможно, что ряд важных аспектов просто не был оговорен на этапе тендера. Недостаточная достоверность собранной статистической информации для тендерного задания, спешка и неправильная оценка сроков проведения тендера не дадут оптимальных предложений.

Тендерное задание

Основной проблемой становится определение объема работ, бюджета проекта и распределение зон ответственности, в том числе финансовой, между сторонами. Часто при определении объема работ проектная группа, разрабатывающая тендерное задание, опирается на показатели существующего структурного подразделения. По мнению заместителя директора по продажам компании «Новый Свет», Натальи Кузьменко, такой подход в корне неверен. На многих предприятиях существуют сложившиеся связи на уровне линейного менеджмента, что влечет за собой искусственное завышение объемов. Конечно же, оценка реальных объемов работ - это длительный и скрупулезный процесс. Но только таким образом можно определить объем функций, который будет передаваться внешнему подрядчику.

Определение бюджета будущего проекта - следующий важный пункт. Именно, реалистичный бюджет существующих подразделений позволит адекватно оценивать предложения потенциальных провайдеров.

- Не менее важно четко определить распределение затрат между сторонами, - считает Сергей Авдеев, заместитель директора по продажам компании «Новый Свет». -- Только тогда будут сравниваться однообразные предложения провайдеров. Забыв указать распределение части затрат в тендерном задании, заказчик потратит много времени на приведение предложений к единообразию для их сравнения и выявления наиболее выгодного. С другой стороны, не учтя ряд затрат, провайдер может выставить предложение по выгодной для заказчика цене и будет вынужден начинать переговоры об изменении стоимости проекта после согласования его деталей.

Принимая во внимание специфику российского рынка, не стоит обходить в тендерном задании и вопросы легальности деятельности будущего провайдера. Сюда входит наличие необходимой разрешительной документации, соблюдение трудового законодательства.

- Мы сталкивались с компаниями, привлекавшими, так называемых, «серых подрядчиков», которые выплачивают своим сотрудникам зарплату в конвертах, - добавляет Елизавета Байбакова. - Такое сотрудничество заканчивается неприятно. Не секрет, что если значительные суммы выплачиваются компаниям, уличенным в махинациях, то преследуются не только получатели денег, но и плательщики, даже если оплачивались абсолютно реально оказанные услуги. Многие наши клиенты сейчас включают в требования к подрядчику абсолютную прозрачность бухгалтерских схем.

Требования к документации

По мнению коммерческого директора компании "КорпусГрупп" Елизаветы Байбаковой, скоро наступит время, когда провайдеры сервисных услуг будут получать идеальные тендерные задания. Это связано с тем, что рынок развивается и стандартизируется. Потенциальные заказчики обмениваются опытом. Происходит миграция персонала, ответственного за подготовку тендеров между компаниями.

Как же должно выглядеть идеальное тендерное задание? Эксперты сошлись во мнении, что в него должно быть включено семь обязательных блоков: описание организации-заказчика; преамбула (часть, показывающая, какие задачи и нюансы, помимо непосредственно связанных с проектом, необходимо учитывать участникам тендера); цель проекта; конечный продукт; требования к заявке; критерии оценки претендентов; сроки проведения тендера; работа тендерной комиссии.

Правильно проведенный тендер, на котором определен наиболее адекватный подрядчик, можно сравнить с инвестициями, которые многократно окупятся в будущем при работе с выбранным подрядчиком.