Консультант, март 2013 г.
Должности анфас и профиль
Автор: Оксана Талицына, директор по управлению персоналом компании "КорпусГрупп"

Профиль должности - это основной инструмент управления в HR, с помощью которого проходят все процедуры, а именно: подбор персонала, его оценка, адаптация, составление планов индивидуального развития. В идеале в каждой организации должен присутствовать полный набор профилей всех должностей, но особенно важен этот инструмент для тех компаний, у которых уже полностью сформирована стратегия развития.

Стоит помнить, что профиль должности и должностная инструкция - это совсем разные понятия. Инструкция регламентирует права и обязанности работника, а также его ответственность при осуществлении трудовой деятельности. Профиль - документ, в котором, помимо этого, прописаны специальные знания и навыки, личностные качества и ценности, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей в компании.

В нашей компании уже на протяжении 1,5 лет идет активное профилирование должностей: начали с составления документов для должностей директоров филиалов (а их в компании более 40), и далее по иерархии власти. На данный момент все ключевые позиции уже имеют свой профиль, и одной из целей на 2013 г. стала полная "профиляция".

"Профиляция" как она есть

В разработке профиля обязательно должны принимать участие сотрудник HR-отдела, который в курсе ситуации на рынке труда, непосредственный руководитель сотрудника, для должности которого формируется профиль, т.к. он единственный в точности знает обязанности и задачи работника. Если речь идет о тех аспектах профиля, которые важны с точки зрения системы ценностей компании, ее стратегии, желательно, чтобы в их определении участвовали топ-менеджеры.

Профиль должности должен состоять из трех блоков: профессиональные, управленческие и личностные компетенции. В первую очередь при заполнении профиля необходимо определить место должности в общей структуре организации: кому подчиняется работник и с сотрудниками каких отделов он взаимодействует. Эта информация крайне важна для адаптации в компании - менеджер по персоналу сможет быстро понять, кто, помимо новичка, участвует в процессе.

Далее подробно описываем функционал должности, что позволит четко и однозначно обозначить обязанности сотрудника в рамках существующих процессов. После на основании задач, обязательных к выполнению, формулируются профессиональные компетенции, которыми должен обладать сотрудник: что должен уметь и на каких знаниях должны базироваться эти умения.

Каждая компетенция должна быть максимально подробно расписана -это поможет снизить риск неправильного составления профиля и различного толкования информации разными заинтересованными лицами. К сожалению, часто не получается структурировать компетенции должным образом и профиль становится перегруженным. Поэтому необходимо расставлять приоритеты - помечать обязательные и желательные пункты. Также можно ввести шкалу оценки, определяющую в абсолютных цифрах уровни выраженности требуемых компетенций и демонстрирующую допустимые пороги для возможности рассмотрения конкретных соискателей на вакантные должности.

При описании личностных компетенций основное правило - не нужно включать лишние качества. Все мы хотим видеть на работе "идеального" сотрудника: доброго, щедрого, без вредных привычек, заботливого семьянина и т.д. Но эти качества не имеют прямого влияния на его работоспособность, поэтому в профиле следует отображать только те свойства, которые могут оказывать на деятельность работника значительное влияние: например стрессоустойчивость, лидерские качества, коммуникабельность. Также в профиль включают список формальных требований к полу, возрасту, образованию и опыту специалиста.

Подгонка к эталону
После составления профиля возникает проблема оценки профессиональных компетенций кандидата на собеседовании согласно требованиям документа - поэтому каждой компетенции соответствует пункт по способам и критериям оценки. Нам удалось упростить схему подбора: в компании введены онлайн-тесты для соискателей, которые позволяют провести первоначальный отсев и сэкономить время менеджера по персоналу. Тесты размещены на сайте компании и доступны после регистрации - все кандидаты, которые хотят прийти на собеседование в компанию, сначала проходят тест на портале.
Далее соискателей, уже успешно прошедших онлайн-тест, приглашают для оценки их профессиональных и личностных компетенций. Для анализа профессиональных качеств используются профессиональные тесты, интервью со специалистом и кейсы, для личностных -интервью с HR-менеджером с применением психологических методик и accecment-центры.

Все способы оценки закреплены в профили должности, что упрощает алгоритм оценки кандидата. Стандартизация системы оценки кандидатов, оценка компетенций, а не только опыта работы позволяют увеличить эффективность и скорость закрытия вакансий.

Особое внимание стоит уделить дальнейшему использованию профиля при адаптации и обучении сотрудника. Схема едина: взяв профиль должности за эталон, выявляются "западающие" компетенции сотрудника - недостаточно развитые или отсутствующие, именно на их развитие и идет основной упор. Например, на собеседовании с успешным кандидатом на должность директора филиала было выявлено, что у него проблемы в области бюджетной политики - соответственно, при адаптации данного сотрудника количество часов по изучению бюджетной политики компании увеличивается.

При адаптации нового сотрудника профиль должности помогает учесть структуру бизнес-процессов, в которые включена должность, и правильно определить сотрудников, которые должны участвовать в процессе адаптации. Также появляется возможность спроектировать заранее параметры будущего рабочего места сотрудника и обеспечить качественную и своевременную его организацию, что порой позволяет сэкономить несколько рабочих дней.
На первых этапах работы крайне важно максимально "глубоко" погрузить сотрудника в дела компании, но и не перегружать ненужной информацией, поэтому профиль должности призван определить документацию, которую необходимо изучить новому сотруднику, согласно его функциональным задачам. С помощью профиля легко сформировать план вхождения в должность, отражающий поэтапное ознакомление нового сотрудника с функциональными задачами, а также определить критерии оценки эффективности выполнения новым сотрудником задач, поставленных на испытательный срок.

Вопрос закрыт
Получив реальную картину выраженности профессиональных, управленческих и личностных компетенций нового сотрудника, специалисты по управлению персоналом могут сформировать планы по дальнейшему обучению и развитию, выбрать наиболее подходящие вид и форму обучения, учитывая особенности его личностных качеств сотрудника. Для кого-то будет эффективен семинар, кому-то необходим тренинг конкретных профессиональных навыков, а некоторым будет полезно появление наставника рядом. Такой подход предоставляет возможность индивидуально подойти к вопросу развития компетенций сотрудника и получить более выраженный положительный результат, чем при "уравнительных" курсах повышения квалификации.
Кроме того, грамотно составленный профиль должности позволяет ликвидировать функциональные конфликты, т. е. "закрыть" вопрос о том, кто и за что отвечает, -эти данные уже прописаны в документе. Также с помощью профиля должности возникает возможность внедрить в компании справедливые ставки зарплат - грейды. Система грейдов позволяет сотруднику осознать место, которое занимает его должность в существующей иерархии, оценить ее роль для компании, получить справедливое вознаграждение за труд - в зависимости от уровня сложности и ответственности выполняемой работы, оценить перспективы своего профессионального и карьерного роста и последовательно приобретать новые профессиональные знания и навыки, необходимые для эффективной работы на более высокой должности.