Кадровое дело, март 2013 г.
Организуем корпоративную библиотеку
Проблема 1. Как выбрать формат корпоративной библиотеки?
Проблема 2. Как определить частоту пополнения фонда?
Проблема 3. Как учитывать книги?

Корпоративные библиотеки в последнее время пользуются популярностью среди компаний, особенно там, где проводится активное развитие сотрудников. Многие поняли, что систематизированная информация – действенный инструмент в управлении персоналом, который помогает мотивировать работников к обучению. И даже если сотрудники не будут читать профессиональную литературу, а только художественную, они расширят кругозор, а обсуждение понравившейся книги в кругу коллег сплотит коллектив.

Кстати, позволить себе корпоративную библиотеку могут не только крупные корпорации, но и небольшие компании. Но чтобы она была интересна, а главное,
полезна работникам, ее нужно грамотно организовать.

Определяемся с целью
Как мы уже говорили, одна из целей создания библиотеки – повышение профес-
сионального уровня сотрудников и формирование обучающей среды. Таким образом работники могут удовлетворить потребность в информации без отрыва от работы, восполнить пробелы в знаниях. А работодатели – формировать нужные компетенции у персонала и оптимизировать затраты на обучение. Часто библиотеки организуют с целью повысить лояльность и сплоченность сотрудников или же постоянно отслеживать технические и законодательные нормы. Так, в одной крупной компании появился инжиниринговый центр. Работники, понимая необходимость в наличии нормативной документации, сами стали инициаторами создания библиотеки. Они собрали в электронном виде ГОСТы, СНиПы, наполнив библиотеку нормативными до-
кументами.

Галина ГОРЬКАВАЯ, административный директор «КорпусГрупп» (Москва):
«В нашей компании корпоративная библиотека – это своего рода “база знаний”, созданных внутри корпорации. В библиотеке находится все, что заслуживает внимания сотрудников, – любой документ, носитель информации, который несет продолжительную во времени ценность.

Служат такие документы для множества целей: анализа, обучения, адаптации, выхода
на новые уровни. Да и форма может быть как электронной, так и бумажной – все зависит от того, какой формат удобнее использовать. Также в нашей компании есть книги по бизнесу, управлению, тайм-менеджменту и другие профессиональные издания, которые могут быть полезны и интересны нашим сотрудникам. Такой литературой занимается HR-отдел, который отвечает и за профессиональное развитие сотрудников в том числе».

Выбираем формат:
электронный или печатный

Прежде всего, выбор будет зависеть от бюджета, заложенного на организацию библиотеки, а также целей, которые вы преследуете. Кроме этого, выбирая формат, учтите следующие моменты. Многие отдают предпочтение печатной версии, якобы книгу держать в руках приятнее, ее можно почитать в транспорте, за ужином и даже перед сном. К тому же большинство сотрудников и так целый день работает за компьютером, поэтому у них нет желания изучать литературу в электронном виде. Создавая библиотеку в печатном формате, надо быть готовым к сложностям с уче-
том книг. Выходом в данном случае может стать электронный учет. То есть вы
не используете бумажные формуляры, а заносите в базу имя и фамилию сотрудника, учетный номер и название взятой им книги, срок возврата. Причем можно сделать так, чтобы сотрудник за день до окончания срока получал по почте извещение о возврате книги.

Оцифрованные материалы удобнее тем, что не нужно думать о месте хранения книг, учитывать износ фонда, порчу, невозврат. Библиотека будет доступна всем в любое время, не нужно вести учет. Но, чтобы это был действительно полезный ресурс, нужно создать удобную и понятную навигацию и правильно систематизировать информацию
по темам. Поэтому не экономьте на программном обеспечении. Решаем, что будет ходить в библиотеку Подбор материала должен быть нацелен на решение задач компании. Поэтому рекомендуем начинать с составления плана комплектации, разделив
книги и электронные источники по сферам. Например, нормативная и справочная литература, издания по управлению персоналом, маркетингу, технологии продаж, литература по бухгалтерскому учету и налогообложению и проч. Кроме профессиональной литературы можно включить в этот список и книги по повышению личной эффективности. Отдельным пунктом вынесите литературу для руководителей. Также в библиотеке могут быть аудио- и видеоматериалы, различные нормативные акты, внутрикорпоративные стандарты и правила, архив выписываемой периодики.

ДЬЯЧКОВА, помощник президента группы компаний «Новард» (Москва):
«У нас есть две корпоративные библиотеки – бизнес и православная. Библиотека деловой литературы нужна тем, кто получает профессиональное образование или же хочет улучшить или восполнить знания в своей профессиональной сфере, а также узнать другие сопутствующие процессы в организации. К основным разделам относятся: бизнес, торговля, консалтинг; инвестиции, финансы; менеджмент; периодические издания; социальная ответственность; управление персоналом; дизайн; маркетинг; реклама и PR; управление качеством; экономика и т. п. Каждый сотрудник может подать обоснованную заявку на покупку книги для библиотеки.

Создавая православную библиотеку, мы думали прежде всего о духовном развитии персонала. Наши сотрудники часто совершают поездки по святым местам, после которых у них возникают вопросы, ответы на которые они могут найти в православной библиотеке. Она делится на разделы: монастыри; святые и праведники (житие, учение); вопросы веры, православные праздники, обряды; страницы истории; художественная православная литература; детская православная литература.

Электронный каталог библиотек размещен на корпоративном портале. В нем мож-
но найти информацию по наличию книг, их аннотацию и фото обложки. Запрос про-
изводится из каталога, заявка формируется автоматически. Книгу можно забрать самостоятельно или попросить корпоративную курьерскую службу. В правилах пользования библиотекой указано количество книг, которое можно брать одновременно, и срок, в течение которого нужно вернуть издания в библиотеку».

Как создавать: самостоятельно или при посторонней помощи Решение этого вопроса также будет зависеть от выделенного бюджета. Если средства позволяют, то вы можете прибегнуть к помощи разработчиков программного обеспечения или поставщи-
ков книг. К разработчикам обращаются для создания электронной библиотеки.
То есть для систематизации, учета и пополнения книг вам предоставят готовые
решения. Если библиотека будет в печатном формате, то вам потребуются хорошие поставщики. Сейчас на рынке существует много компаний, которые специализируются на организации библиотек. В их услуги входит формирование фонда, создание книгохранилища, системы учета и пополнения фонда. Также вы можете организовать библиотеку самостоятельно, как это сделать, подскажет алгоритм на стр. 90.

Определяем частоту пополнения фонда
Пополнять библиотеку можно централизованно несколько раз в месяц или по требованию. В первом варианте в течение определенного периода собираются заявки от сотрудников, в которых они излагают свои информационные потребности. Затем ответственное лицо за пополнение фонда составляет план заказа литературы. Во втором варианте работник также пишет заявку на приобретение книги. Только в этом
случае после оценки полезности издания его заказывают сразу, не дожидаясь запросов от других сотрудников.

Какой бы из вариантов вы не выбрали, рекомендуем позаботиться о том, чтобы в заявке сотрудники давали четкое обоснование, зачем им нужно это издание. Так вы сможете точно оценить необходимость приобретения и уменьшить количество случаев, когда работники заказывают книги для своих личных нужд.

Юлия ГУЛЫЙ, директор по персоналу ГК НИКА (Москва):
«Инициаторами создания корпоративной библиотеки в НИКЕ стали совладельцы компании, а также руководитель учебного центра. За пять лет ее существования нам удалось собрать десятки книг, а также значительно пополнить электронную библиотеку. Изначально она состояла из литературы по технике продаж, потом стали появляться и другие материалы, касающиеся различных сфер нашей деятельности,
а также учебная и общеобразовательная литература. Хотелось бы отметить, что собранная коллекция вызывает большой интерес у сотрудников компании. При пополнении фонда мы обязательно учитываем пожелания работников. Например, не так давно к нам поступил запрос на одну книгу, выпущенную в начале XX века, которой, разумеется, в продаже уже нет, но мы ее нашли и выкупили. Теперь она занимает почетное место на полке в нашей библиотеке. В настоящее время мы также развиваем еще одно направление – создаем и активно расширяем фильмотеку, в которой собраны лучшие обучающие фильмы по нашему профилю».

Учитываем книги
Многие работники забывают вернуть взятые книги, из-за этого библиотека может лишиться необходимых изданий. Поэтому важно разработать систему учета, а также правила пользования библиотекой. Вы можете завести формуляры на каждого сотрудника (лучше в электронном виде), определить максимальный срок пребывания экземпляра на руках, возможность продления (например по электронной почте)
и т. д. Кроме того, важно знать, где найти требуемую книгу в библиотеке. Для этого рекомендуем создать систему учета книг по номерам. Нумерация может быть сквозная или привязанная к определенному разделу, тогда к числу добавляется первая буква названия раздела.

Материал подготовила
Оксана МАРИНИНА,
ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»