Журнал "Административный директор", апрель-май 2015г.
Реальные кейсы по оптимизации офисных расходов
Инна Алексеева, генеральный директор PR Partner

Как и в любом офисе, в PR-агентстве PR Partner есть расходы, которые необходимы для обеспечения основной функции бизнеса, а именно — обслуживания клиентов, а есть дополнительные, которые приятно делать, но вовсе не обязательно. К первым можно отнести принтеры, картриджи, бумагу, бейджи и прочую канцелярку,
чай, кофе, воду, кружки. Согласитесь, будет странно, если во время переговоров клиент попросит у вас стакан воды, а вы ему откажете. Ко вторым относятся все расходы на атмосферу внутри компании, на украшательство: допустим, цветы в
офис (раньше мы их регулярно заказывали у компании, которая занимается озеленением) или корпоративная сувенирка, конечно, хорошо иметь брендированные ластики, стаканчики или календари, но ведь можно без потери качества наших услуг обойтись без них. Из-за падения рынка пиар-услуг на
20% с конца прошлого года мы сократили именно второй тип расходов — до лучших времен. Заказчики и сотрудники этих изменений даже не заметили.
Также мы стали заказывать подарки заранее: к примеру, подарки на 14 февраля мы заказали еще в декабре, а сейчас размещаем заказ на корпоративные подарки ко дню рождения компании, который будет в августе. Это позволит нам получить существенную скидку. Ранее мы легкомысленно относились к срочным затратам, а
теперь экономим. По предварительным подсчетам, такое самоограничение позволило нам сократить офисные расходы на 20%. Конечно, можно ужиматься и далее, к примеру, запретить срочную доставку писем курьерами, день в день, или заменить цветные картриджи на чернобелые, но это будет слишком.

Анна Динмухаметова, директор по организационному развитию Группы компаний
«КорпусГрупп»


Офисная печать
Огромная доля затрат в нашей компании приходится на офисную печать. Cтатистические данные говорят о том, что в среднем мы тратим на печать документов 2—5% своего годового дохода, при этом на одного сотрудника приходится 600—700 долларов в год. Для решения этой проблемы был заключен клик-контракт на установку в центральном офисе компании копировальных и печатающих машин. При этом было принято решения отказаться от персональных
принтеров в каждом отделе. По условиям контракта поставщик бесплатно устанавливает оборудование в офисе и берет на себя обязательства по бесплатной замене картриджей, запасных частей и регулярному сервисному обслуживанию. Мы же оплачиваем стоимость услуг один раз в месяц за факти-
чески выполненные отпечатки согласно выбранному тарифу. Данная схема позволила нам уменьшить бюджет на картриджи на 1,5 млн рублей, реальная
годовая экономия при этом составит 35—40%. Если раньше печать одного листа обходилась нам в среднем 2 рубля 50 копеек, то теперь одна копия стоит
29 копеек. Компании также удалось снизить общий объем материалов, которые печатаются в офисе.
IT. Программные продукты
Как управляющая компания мы занимаемся централизованным управлением всего имеющегося программного обеспечения во всех наших офисах. У нас стоит большое количество различных автоматизированных платформ, в том числе западных. С некоторыми из них работаем, просто отдавая дань моде. С целью оптимизации мы пересмотрели такие многомодульные программы, как «Консультант Плюс» и «1С», и выяснили, какие модули наиболее востребованы нашими специалистами. Благодаря тщательному анализу и отказу от ненужных модулей нам удалось не просто избежать индексации цен, но даже снизить стоимость
обслуживания.
Нематериальная мотивация
Предусмотрена экономия 1,5 млн рублей в год за счет отказа от оплаты парковочных мест для наиболее экономически защищенной категории сотрудников — менеджеров высшего звена. Также принято решение временно отказаться от предоставления ДМС, оплаты корпоративной мобильной связи и очного обучения, сделав упор на дистанционное обучение и видеосеминары.
Связь
В 2014 году за стационарные услуги связи компания ежемесячно платила 300 ты-
сяч рублей. В целях экономии была приобретена система видеоконференций, позволяющая вести переговоры с региональными представительствами.
Реальная экономия составила 150 тысяч рублей в месяц (в два раза), причем без учета денег, сэкономленных на командировках наших сотрудников, благодаря максимальному задействованию видеоконференц-связи, скайпа и других средств
связи.
Архивы
Ведение архивов компании, накопившихся за 24 года ее существования, переведено на аутсорсинг. Это позволило нам в восемь раз снизить затраты по
сравнению с самостоятельным ведением архива, для которого мы снимали помещение с определенным температурным режимом и влажностью, а также
платили за услуги архивиста.

Ирина Кузнецова, генеральный директор компании Wunderpark, член редакционного
совета журнала «Административный директор», член жюри Offi ce Next Awards, президент Тревел-клуба корпоративных клиентов, член GBTA, первый ACTE Country Champion
Каждая крупная компания, в распоряжении которой есть автопарк, рано или позд-
но сталкивается с вопросом его оптимизации, в том числе и в рамках глобальных проектов по сокращению затрат на административно-хозяйственные расходы. Около трех лет назад в одном крупном российском банке руководство поставило задачу ежегодного снижения непрофильных расходов на 10%. Среди прочих были проанализированы и затраты на автопарк. Оказалось, что их доля в общих адми-
нистративно-хозяйственных затратах очень велика. Основными причинами эксперты определили: разнородность автопарка — чуть более 2000 автомобилей банка были представлены 75 моделями и немногим меньшим количеством марок; отсутствие синергии в использовании — не было единой корпоративной политики ни по приобретению автотранспорта, ни по его эксплуатации и дальнейшему выбытию; не использовался потенциал консолидированных закупок и возможности тендеров. Критериев, по которым выбирали марки и модели автомобилей, было очень много, основные — цена, общая стоимость владения и распределение тер-
риториального обслуживания (банк представлен практически во всех городах России и даже за рубежом). Также учитывали и такие нюансы, как, например,
наличие специального склада у продавцов для хранения запчастей только для автомобилей данного банка. В итоге провели тендер, по итогам которого выбрали всего пять брендов автомобилей. Благодаря объединению объемов удалось получить значительные скидки на приобретение автомобилей и специальные условия на их дальнейшее обслуживание. Всего в рамках оптимизации автопарка было проведено порядка 14 тендеров, благодаря которым в организации появилась специальная компьютерная программа, позволяющая эффективно управлять автопарком, сократилось количество топливных поставщиков, но главное — все расчеты, связанные с эксплуатацией транспорта, стали вестись по безналичному
расчету. Также приблизительно на 35% удалось сократить занятость персонала в обслуживании автопарка. До этого казалось, что людей, занимающихся автотранспортом, было больше, чем автомобилей. План реорганизации использования наземного транспорта был комплексным и включал в себя еще и
использование корпоративного такси, общественного транспорта, собственных автомобилей, «Аэроэкспрессов» и прочее. Конечно, на первом этапе реализации этого трехлетнего плана реорганизации автопарка (который еще не завершен)
затраты на автопарк немного возросли — в первый год было приобретено порядка 300 новых автомобилей, остальные постепенно выходили из автопарка,продавались или сдавались с трейд-ин. Но в результате введения этой стандартизации и утверждения руководством новой корпоративной политики расходы на автопарк за три года в целом сократились почти на 70%, при этом общее количество машин осталось прежним.

Елена Кононенко, эксперт в сфере непроизводственных закупок, член Ассоциации Профессионалов по управлению закупками
Основа работы каждой современной компании — ИТ-система, оборудование, про-
граммное обеспечение и, конечно же, штат специалистов, поддерживающих работоспособность системы. Рассмотрите возможность переноса системы в «облако». Такое решение поможет не только снизить ежемесячные затраты, но и существенно повысить безопасность, выбрав решение, предусматривающее расположение серверов за пределами страны регистрации основного бизнеса.
Инвестируйте в свое дополнительное образование — чем больше вы знаете об эффективных закупочных инструментах и о тех категориях, с которыми
работаете, тем легче увидеть и устранить «узкие места». Кроме того, глубокие знания и хорошая ориентация в закупаемых товарах и услугах значительно об-
легчит ваше общение с внутренними клиентами. Проведите аудит всех договоров и оплат за последние несколько лет. Обычно рассматривается период в три года. В
результате вы увидите две очень важные цифры: 1) какой процент затрат проходит через центр закупок; 2) какой процент заключенных закупками договоров
используется теми подразделениями, в пользу и по заявкам которых эти договора заключались.
Создайте электронный документооборот. При незначительных суммах на создание,
согласование и внедрение необходимых изменений в базовое программное обеспечение уже со второго месяца использования электронного документооборота объемы заказов на бумагу и канцтовары могут уменьшиться на 50%, к тому же вы сами будете тратить меньше времени на согласование и
подписание документов внутри компании