www.rjob.ru, май 2015г.
Удалённый сотрудник: инструкция по эксплуатации
RJob расспросил работодателей, которые выбрали для части своих сотрудников удалённый формат работы — почему они на это пошли, как им удаётся контролировать процесс на расстоянии и какие проблемы приходится решать.
Работать удалённо наверное мечтает почти каждый. Сидишь себе в пижаме с чашкой кофе за ноутбуком на балконе в Свиблово или на террасе в Хуахине. Главное — к дедлайну успеть. А те три-четыре часа, которые ежедневно тратятся на дорогу, можно провести куда приятнее и полезнее. Но так ли радужно выглядит дистанционная работа с другой стороны — со стороны работодателя? Может, он сидит, как на иголках, беспокоясь о том, будет ли сдан проект вовремя? Или наоборот рад, что сэкономил десятки, а то и сотни тысяч на скрепках и аренде офиса?

Почему компании переводят сотрудников на удалёнку

Как оказалось, причин для «удаления» сотрудников немало, и порой такой формат работы полезен и удобен для работодателей даже больше, чем для работников.

Экономия на компьютерах, корпоративных печеньках и аренде офиса, возможность инвестировать эти деньги в развитие, в том числе — в профессионализм сотрудников.
Экономия на зарплате менее привередливым, но при этом более усердным сотрудникам из регионов, а значит — снижение цен на услуги.
Возможность держать больший штат сотрудников разных специализаций и подбирать для каждого наиболее соответствующие их компетенциям проекты. В большей степени это касается переводчиков, журналистов и копирайтеров. Например, туристический сервис LocalWay предпочитает использовать журналистов в каждом городе, чтобы те могли красочно описать все секретные уголки, которые они видят своими глазами.
Необходимость присутствия менеджера или дистрибьютора в регионах. Вместо того, чтобы открывать представительство в каждом городе, достаточно «завербовать» местного надомного сотрудника. Отсюда и экономия на командировках.
Отсутствие регулярного объёма задач. Часто удалёнщиков переводят на сдельную оплату — так решается проблема «отработки» оклада.
Гораздо большая эффективность удалёнщиков по сравнению с офисными сотрудниками. Как это ни парадоксально, но эксперты уверяют, что удалённая работа сильнее организует работника. Минимизируются отвлекающие факторы — разговоры с коллегами, обмен эмоциями.
Расширение географии поиска кандидатов. Случается, что местный кадровый рынок исчерпывает себя, и лучший кандидат обнаруживается только на другом конце страны или даже земного шара.
Непрерывность работы сервиса, которую можно обеспечить, «рассадив» сотрудников в разных полушариях планеты.
Иногда удалённый формат используется в качестве привилегии для поощрения сотрудников за отличную работу.

Алена Нариньяни
генеральный директор «Агентства независимой журналистики»

Такой формат сотрудничества сложился в нашей компании изначально. Дело в том, что одно из ключевых направлений работы «Агентства независимой журналистики» — подготовка текстов по ТЗ заказчика. Мы готовим совершенно разные тексты — от материалов на сайт компании до рекламных интервью в деловые издания. И под каждую тему мы подбираем автора, максимально с ней знакомого. Если к нам обращается «Газпром», мы подключаем журналиста из издания «Нефть и газ», а не автора детского журнала. Таким образом, удаётся соблюсти интересы заказчика, который работает с профессионалом и избавлен от необходимости пояснять журналисту прописные истины в своей отрасли, журналиста, который сохраняет свою ставку в уважаемом издании, и нашей компании, которая платит только за качественно выполненную работу.

Ирина Терентьева
Фотобанк Лори

Поначалу мы были маленькой компанией и у нас просто не было денег на офис. Сперва из дома работали основатели, затем мы потихоньку стали обрастать людьми. Наш бизнес — абсолютно виртуальный. У нас нет ни производства, ни складов, ни продаж в том виде, как это бывает в реальных магазинах с материальными товарами. Digital goods в этом отношении освобождает от привязки к земле. Девять лет, полет нормальный.

Вениамин Бакалинский
генеральный директор, Бюро переводов iTrex

Большинство клиентов думают, что наш офис — это ряды столов, за которыми сидят переводчики. Приходя к нам, они удивляются, так как ни одного переводчика у нас в офисе нет.
Для нас удалённые сотрудники совершенно необходимы: без них компания не может быть эффективной, гибкой, быстрой. Если в офисе будут сидеть хотя бы та сотня переводчиков, которые у нас заняты наиболее плотно, то это уже сделает цены просто дикими: по самым грубым оценкам, их придётся увеличить вдвое. И это только «ядро» нашей переводческой команды. Плюс, многие наши специалисты живут за рубежом, так как, во-первых, это носители языков, а во-вторых, это позволяет нам работать 24 часа в сутки.
Удобно работать с Америкой или Китаем. Приходит заказ вечером, отправляем его в Америку, а у них рабочий день только начинается. Мы ложимся спать — они работают. Вечером по своему времени переводчики отправляют нам готовый перевод, а у нас уже утро. В итоге, работа выполняется как бы «ночью», и клиент получает перевод быстрее.
«Запирать» себя в условия работы с офисными специалистами было бы убийственно для нашего бизнеса.

Ася Власова
управляющий партнёр PR-агентства iTrend

Мы, возможно, первое в России агентство, которое осознанно выбрало виртуальный офис и уже 5 лет работает в таком формате. Мы поняли, что офис агентству фактически не нужен: для обсуждений и совместного креатива мы и так постоянно выбирались оттуда, а большую часть рабочей недели проводили в офисах у клиентов.
Помимо этих мотивов, сыграла роль наша специализация: мы работаем в ИТ, и принципы удаленной работы продвигают многие наши клиенты — разработчики ИТ-решений для collaboration. Например, известными пропагандистами удалённой работы являются Cisco, Citrix, IBM.

Мария Иванова
начальник отдела по работе с персоналом компании CTI

У нас используется два варианта удалённой работы. Есть сотрудники, которые работают, не появляясь в московском офисе вообще или крайне редко бывая здесь в командировках. Это инженеры, в функциональные обязанности которых входит пресейл, составление спецификаций, а также настройка оборудования для заказчиков, не требующая выезда на место.
Другая форма — частичная работа из дома. Применима она ко всем сотрудникам, за исключением секретариата и АХО, от которых требуется постоянное присутствие в офисе. Это прекрасный мотивационный фактор, влияющий на удержание персонала и повышение лояльности. Так, например, сотруднику необходимо ежедневно забирать ребенка из детского сада в 18–30, при этом у него до 19–00 официальный рабочий день. Компания идёт навстречу, отпускает сотрудника на час-полтора раньше, и это время он дорабатывает из дома, доделывает ряд задач поздно вечером, не требуя при этом никакой дополнительной денежной компенсации.

Какие должности чаще всего «удаляют»

Как ни странно, удалённо могут работать даже уборщицы. Но здесь, разумеется, речь идёт о клининговых сервисах, которые вызывают работника на удалённый объект и отслеживают его работу с помощью фотоотчетов и мобильных приложений.
Само собой, невозможно удалить рабочих производственных специальностей, которые работают на специальном оборудовании, а также представителей всех профессий, связанных с непосредственным контактом с клиентом — продавцов, врачей, учителей и т. п. А вот должности секретаря и офис-менеджера очевидно в виртуальном офисе окончательно утратят свою востребованность.
С лёгкостью переводятся в виртуальный офис те работники, чья деятельность происходит исключительно в компьютере и не требует командной работы: копирайтеры, журналисты, пиарщики, smm-менеджеры, seo-специалисты, редакторы, корректоры, верстальщики, дизайнеры, визуализаторы, видеомонтажёры, программисты, маркетологи, проектировщики, аналитики. Автономно работают также системные администраторы и, конечно, операторы колл-центра и консультанты службы поддержки.
Неохотно удаляют аккаунт-менеджеров и отделы продаж. Однако в компании Lean Compliance Business Solutions ещё несколько лет назад посчитали экономически выгодным перевести на дистанционку и эти отделы.
Юристы и бухгалтеры, несмотря на «удалённый» потенциал своих обязанностей, дистанцируются тоже не часто — по причине бумажного документооборота. Однако в связи с недавней отменой печатей и переходом на электронные способы визирования скоро и эти специалисты смогут без проблем работать из дома.
Ключевые сотрудники и директора в большинстве продолжают сидеть в офисах, оставаясь ядром, вокруг которого концентрируются весь штат сотрудников. Основной офис российской компании Aviasales базируется на острове Пхукет в Таиланде, однако аккаунт-менеджеры, работающие с российскими и европейскими клиентами, находятся в Москве. Тут, правда, не понятно, кто работает удалённо.
А в компании SerebroLab, например, офис и вовсе отсутствует как класс.

Анна Динмухаметова
директор по организационному развитию ГК «КорпусГрупп»


После анализа всех управленческих процессов очень легко определяются должности, которые можно полностью отправить на удалённую работу, а какие частично. Например, хотя бы один системный администратор всегда должен находиться рядом с серверной комнатой (если компания ещё не ушла в «облака»), этакий серверный домовой. А вот программисты работают по заявкам и техзаданиям, поступающим по электронной почте, которые можно получать, выполнять и демонстрировать их результат – из любой точки. Для очной связи есть телефон и скайп, главное — привыкнуть к этим средствам связи, и вскоре разница между очным общением и общением по скайпу начинает стираться.

Откуда работают удалённые сотрудники

Почти в половине случаев, удаляясь из офиса, сотрудники собирают чемоданы и отправляются в тёплые страны — Таиланд, Индию, Индонезию, Бразилию, Аргентину, Турцию, Португалию и т. д.
В остальном, география удалённой работы покрывает всю Россию.
В некоторых случаях, когда руководство не готово лишить себя радости еженедельных планёрок, сотрудников держат поближе.
Расстояние между работником и основным офисом почти не влияет на производительность труда. В некоторых случаях даже наоборот — расширяет график работы компании. Кто-то специально нанимает сотрудников там, где планируется расширение бизнеса, или там, где обнаружится отличный кандидат.
Для связи используются все возможные современные технологии — Skype, Viber, WhatsApp, коллективные видеозвонки и т. п.

Доверять и проверять: как контролировать удалённого работника

Как же проследить, что сотрудник у себя на тайском пляже, попивая кокосовую водичку, отрабатывает положенный оклад? Не сильно ли отсвечивает солнце в мониторе, мешая ему сдать срочный проект вовремя? Самый логичный ответ: неважно, играет ли программист в Assasin’s Creed или пишет код, важно, чтобы к 12–00 он выполнил свою задачу. Поэтому основные методы контроля ориентированы на результат, а зарплата перечисляется по факту, причём иногда довольно жёстко — оплачивается только та работа, которую принял и оплатил заказчик.
Чтобы не оказаться в момент последнего дедлайна у разбитого корыта — работа не готова или сделана «на отвяжись» — задача разбивается на промежуточные этапы, на которых проверяются предварительные результаты работы — черновики, эскизы, проекты документов.
Главными же инструментами контроля считаются KPI и разнообразные системы управления — отношениями с клиентом (CRM), проектами, — где наглядно видно, как проходят этапы выполнения задач, поручений и заявок, сколько звонков сделано, встреч назначено, договорённостей достигнуто.
Работа разъездных сотрудников дополнительно контролируется GPS-приложениями.

Дарий Платонский
Система туризма Можайка

Через грамотно настроенную CRM мы видим все заявки, над которыми работают консультанты, кому вовремя ответили, а кому нет. Все разговоры записываются, а почтовая переписка фиксируется. Всё это подкрепляется непосредственно к «заявке» и мы видим всю ситуацию. У всех удалённых сотрудников стоят корпоративные IP-телефоны, что позволяет переводить звонки к ним прямо домой, а если кто-то вышел в магазин, то переводим звонок на мобильный телефон.

Мария Малос
исполнительный директор платформы Radario

Мы выработали механизм, позволяющий отслеживать результаты удаленных сотрудников: еженедельно по понедельникам мы проводим с менеджерами скайп-конференцию, в рамках которой обсуждаем планы, а в конце недели получаем отчёты по итогам проделанной работы. Общение с сотрудниками фиксируется в таблице с задачами, результатами и оборотами по каждому клиенту.

Ева Кац
управляющий партнер, 5 o’click — агентство интернет-продаж

Мы используем Мегаплан — сервис для управления проектами. Там всегда можно посмотреть, на какой стадии находится выполнение задачи, прокомментировать, обсудить.
Мелкие задачи распределяем в Wunderlist. Каждую неделю проводим по проекту планёрку, на которой определяем — что должно быть сделано ближайшие 5 дней и ставим приоритеты в рамках мелких текущих задач.
Дедлайн у нас в агентстве означает, что к назначенному часу задача должна быть выполнена на 100%, то есть пройти все итерации, согласования и прочее. Если этого не происходит, она переходит в разряд провалов, а сотрудник в отряд «провальщиков». Здесь нужно быть жёстким и непреклонным, потому что хаос в мелочах разрушает работу всей команды.
В таком режиме не выживают безответственные люди.

Ирина Ерохина
LocalWay

У нас существует договорённость о том, что удалённые сотрудники работают по 8 часов 5 дней в неделю, но проконтролировать это практически невозможно. Поэтому мы ввели KPI — количество заполненных на сайте карточек (мест), количество привлечённых экспертов и созданных при их участии гидов.

Ирина Терентьева
Фотобанк Лори

Для сотрудников на сдельной работе — контроль через сайт, где видно кто, когда, что сделал. Объём сделанной работы подсчитывается автоматически. Для остальных — еженедельные отчёты по заранее установленной форме. Директорский состав контролирует себя самостоятельно.
В силу специфичности нашей работы — на неё нигде не обучают и опыта набраться заранее невозможно — перед приёмом на работу мы две недели бесплатно обучаем нового сотрудника. За эти две недели становится понятно, годен ли человек для удалённой работы или у него нет достаточной степени самоконтроля. Из 20 человек, которые просятся к нам на работу, только один может удалённо работать.

Дарья Анжело
Comunica

Контролировать работу копирайтера мне помогает Мегаплан — система учёта рабочего времени. Конечно, всегда возможны ситуации, когда удаленный сотрудник будет заниматься своими делами, а мне говорить, что пишет очень сложный текст. Текст на 10 000 знаков нельзя хорошо сделать за три часа, и получив халтуру, я буду выяснять, в чём проблема. Как правило, умный человек таких ситуаций в будущем не допустит. Неумные не задерживаются. А если моему сотруднику нужно заняться своими делами — мы об этом заранее договариваемся.

Максим Захаренко
генеральный директор компании Облакотека

Мы разместили все ИТ-ресурсы и информационные системы компании в облаке так, чтобы к ним был доступ из любой точки мира, где есть интернет. Локально данные нигде не хранятся — всё в «облаке». В системе helpdesk фиксируется всё взаимодействие по запросам клиентов или внутри компании. В ней же есть контроль сроков выполнения задач, автоматическая передача задач внутри группы, необходимые отчёты — таким образом осуществляется тотальный контроль результатов работы, но не процессов.
В качестве коммуникаций используется виртуальная АТС с возможностью переадресации на любой компьютер или мобильный номер и с записью разговоров и фиксацией результатов общения, для внутреннего общения — интегрированный Skype и Lync.

Антон Чернятин
генеральный директор компании RedHelper

У программистов есть система сборки версий кода, где их проверяет старший разработчик. Кроме того, у нас удалённый программист прикрепляется к штатному в офисе и они работают вместе, последний и контролирует выполнение задачи.
Операторов мы контролируем по отчётам, которые создаются нашей системой автоматически. Также в системе предусмотрены функции контроля, рекомендации по работе, рейтинг операторов по качеству работы.

Евгений Потапов
ITSumma

Специфика нашей работы такова, что мы не можем целиком доверять новому человеку — и даём проверенного опытного наставника. Новые сотрудники проходят испытательный срок в 3 месяца, оценка проводится экспертами.
Кроме того, мы заключаем детально проработанные соглашения — трудовое и о коммерческой тайне. Технически же фиксируем все действия на серверах клиентов в виде проигрываемой записи. Это нисколько не демотивирует сотрудников, а журналы используются для понимания характера работ и последующих мастер-классов.
Общаемся через Skype и Telegram. Айтишники — люди, привыкшие к мыслям в тексте, а способность ясно их выражать — одно из наших требований.

Наталья Скаландис
управляющий директор PM NAI Becar в Санкт-Петербурге

Одно из наших направлений — это управление объектами. Главная проблема здесь — невозможность видеть всё своими глазами. Для её решения мы используем компьютерное приложение — чек-листы с возможностью фотофиксации. К примеру, если клиент жалуется на плохую уборку помещений, руководство может проверить качество исполнения помощью фотоотчёта. Кроме того, мы еженедельно проводим телемосты, на которых все сотрудники отчитываются о проделанной работе и рассказывают о планах на ближайшее время. Также региональные сотрудники ежемесячно предоставляют отчёт о работе, а руководящий состав выезжает на управляемые объекты.

Дмитрий Голицын
руководитель отдела продаж сервиса «ГдеМои»

ГдеМои — сервис спутникового мониторинга и контроля любых движимых объектов: сотрудников, транспортных средств, грузов, домашних животных или скота.
Если работа удалённого сотрудника имеет разъездной характер, её качество можно контролировать с помощью GPS-технологий и специальных приложений, установленных на смартфон работника, которые покажут, где он находится в данный момент, какие из назначенных мест он посещал и сколько провёл там времени. Конечно, приложение не расскажет, чем именно он занимается и работает ли в данный момент именно над вашим проектом. Но убедиться, что он не сидит в кино, рапортуя в смс о непробиваемой пробке на третьем транспортном кольце, иногда полезно. Опыт наших клиентов показал, что сотрудник, знающий, что за ним наблюдают, выполняет свою работу гораздо оперативней и во многом качественней.

Юлия Шилова
руководитель отдела маркетинга «Агент Плюс»

Мы создаём программные решения для компаний, имеющих в штате «полевых» сотрудников. Это мерчендайзеры, торговые представители, сервисные инженеры, курьеры, супервайзеры, работники экстренных служб и другие. Большую часть рабочего времени они проводят удалённо, без контроля руководителей, отсюда возникает вопрос: насколько эффективно они выполняют свою работу?
Решение — внедрение автоматизированной системы управления полевыми сотрудниками, которым предоставляется полнофункциональное рабочее место на смартфоне или планшете. Сотрудник обменивается данными с корпоративной информационной системой в офисе. Там аккумулируется вся информация о деятельности полевого сотрудника. Если мы говорим о торговых представителях, курьерах, то они нередко пренебрегают заданным маршрутом передвижения. Функционал мобильного приложения поддерживает GPS-мониторинг: руководитель в офисе видит, где находится сотрудник.
Автоматизация сокращает транспортные издержки: сотруднику не нужно посещать офис и тратить время на работу с документацией.
Согласно прогнозам экспертов, число полевых сотрудников в мире в 2017 году составит более полумиллиарда человек. Каждый из них может работать эффективнее на 30% — благодаря автоматизации.

Ольга Фефелова
ОАО МГТС

В 2013 году в МГТС началось внедрение платформы SAP Workforce Management, которая позволяет формировать и распределять наряды на проведение работ с учётом геолокации исполнителей, их специализации и загруженности. На базе платформы SAP был создан центр управления работой монтажников, которые занимаются подключениями и технической поддержкой абонентов. На первом этапе система обеспечила точную фиксацию времени начала и завершения работ: анализ этих показателей позволил сократить время подключения новых абонентов в полтора раза, а их технической поддержки — в два раза. На втором этапе началось внедрение мобильного решения, позволяющего управлять работой монтажников в режиме реального времени. Сотрудникам были выданы мобильные устройства, на которые монтажникам отправляются наряды: система сама выстраивает их маршрут в течение рабочего дня. Результаты проекта показали, что мобильный модуль позволяет ещё на 25% повысить число нарядов, выполняемых точно в назначенное время.

Минусы удалённого сотрудничества

Несмотря на успешные методы контроля, удалённая работа всё же таит в себе немало проблем и угроз. Например:
Дистанционные коммуникации. Порой объяснить «на пальцах» бывает и понятнее, и проще для обеих сторон. Сказать два слова, сделать пассы руками, нарисовать схему на листке бумаги или ткнуть пальцем в строчку документа — быстрее, чем завязывать переписку или объясняться по телефону. Да и «контактный» брейн-шторм всегда эффективнее, чем индивидуальные креативы по своим углам.
Подбор качественного персонала. Для того, чтобы выбрать удалённого сотрудника, к которому предъявляются особые требования, на которого можно положиться, не имея возможности постоянно контролировать и подпинывать — требуется время и даже особая интуиция.
Проблема мгновенной доступности. Сотрудник вышел в магазин или решил сходить в кино, потому что выполнил план, но непредвиденно возникший вопрос по текущей задаче он уже не сможет решить оперативно, держа в одной руке попкорн, а другой пытаясь ответить на письмо в темноте кинозала.
Разные часовые пояса могут быть не только преимуществом, но и препятствием.
Отсутствие корпоративной культуры и социальных контактов: сотрудники, сидя у себя в спальне с ноутбуком, никогда не проникнутся духом и миссией компании, не подружатся с коллегами. Стремление развивать и обучать сотрудников также не находит воплощения. Кроме того, удалёнщики нередко работают сразу на несколько фронтов, распределяют приоритеты по собственной логике и постоянно находятся в поиске новых — более выгодных — предложений.
Проблема обоюдного доверия и ответственности. Например, неоформленный сотрудник получает предоплату и исчезает или не считает сроки выполнения задачи обязательными.
Утечка информации.

Дарий Платонский
Система туризма Можайка

Отсутствие сотрудника на удалённом рабочем месте в рабочее время, как правило, оговаривается заранее и решается через систему штрафов (пропустил заявку — получил штраф), если ситуация продолжается систематически — увольняем.

Оксана Железнова
Serebro Lab

Одна из первых проблем, которая у нас возникла — организация проектов (занесение клиентов, заданий по ним, дедлайнов, выкладывание результатов работы в общий доступ), потому что в какой-то момент их стало невозможно вести только с помощью электронной почты. Мы много чего перепробовали и остановились на российской разработке TeamBridge.
Второй крупной проблемой стало налаживание телефонной связи с российскими клиентами – потому что ключевые сотрудники живут за границей. Но если приём входящих звонков на московский номер было организовать довольно просто, то с отображением у клиента корпоративного московского номера пришлось повозиться. Сейчас, когда наше портфолио и клиентская база стали уходить за горизонт, мы налаживаем CRM и систему автоматических рассылок.

Юлия Донская
эксперт по SMM и контент-маркетингу, Pashigrev Marketing

Я всегда говорю новоприбывшим членам команды, что у них в руках моя репутация. В моей практике не было ни одного исполнителя, который бы испарился в никуда, взяв предоплату. Нужно уметь выбирать надёжных людей, дорожащих и своей репутацией тоже. И вообще это несерьёзно — кидать заказчика после плотного общения, собеседований и прочего. Ненадёжные себя быстро проявляют.

Мария Малос
исполнительный директор платформы Radario

Основная проблема — это снижение уровня коммуникации. Очень важно постоянно находиться с менеджерами на связи, чтобы понимать всё, что происходит в их работе, и чтобы они могли получать актуальную информацию из головного офиса.

Также существует проблема документооборота, но мы решаем её достаточно простым способом: каждый сотрудник получает право на подпись.
Разница во времени — ещё одна из сложностей, но мы стараемся быть на связи с менеджерами тогда, когда это необходимо: если в 11 утра в Екатеринбурге нашему представителю понадобится помощь, то в 8 утра по московскому времени он её получит.

Ева Кац
управляющий партнер, 5 o’click — агентство интернет-продаж

Главная проблема — люди в таком режиме более расслабленные. Не нужно смотреть в глаза, если ты решил провалить свои задачи, легче всё бросить, пропасть и отключить телефон. Эту проблему нельзя решить на 100%. Только выбирать лучших и работать с проверенными людьми. Мы не берём незнакомого сотрудника на важный проект и тестируем людей на мелких задачах. Кроме того, система выстроена так, что всегда есть заменяемые люди. Это подстраховка.
Ощущение команды складывается лишь со временем. Мы поняли для себя одно — если ты уважаешь других людей и точен в обещаниях, то человек от тебя никуда не денется. И даже предпочтёт другим заказчикам, которые могут платить больше, но при этом вынесут весь мозг.

Анна Динмухаметова
директор по организационному развитию ГК «КорпусГрупп»


Одна из существенных проблем — откладывание исполнителем работы на последний момент, когда уже не остаётся времени на тестирование и исправление ошибок. Удалённый сотрудник должен обладать высокой степенью самостоятельности, уметь управлять собственным временем, обладать развитым чувством ответственности.
Пока удалённая работа еще не получила массового распространения в нашей стране, сама возможность работать удалённо — сильнейший мотиватор. Однако, когда это станет нормой, то специалистам по подбору персонала придётся разрабатывать отдельную политику мотивации специально для такой категории сотрудников, в ход пойдут корпоративные порталы, корпоративные соцсети, виртуальные доски почета и т. п.

Дарья Анжело
Comunica

Большой минус — в невозможности участия авторов в очных встречах с клиентами и коллегами. А ведь для создания текста важно не только владеть словом и способностью мимикрировать, но и быть погружённым в специфику клиента, понимать и чувствовать его. Легче всего это достигается личными встречами. Чтобы погрузить удалённого сотрудника в проект, мне приходится составлять для него подробное описание, искать ссылки на предыдущие кейсы, разбирать сделанное ранее по проекту. Это требует времени.
Проблема учёта рабочего времени решается легко, так же, как и невозможность личных встреч. Но сложность письменной коммуникации с сотрудником в том, что людям свойственно проецировать свои эмоции и потом считывать их из эмоционально нейтрального письма. Мне приходится разбирать ошибки и делать замечания письменно. Если в офисе я могу поговорить, пошутить, разобрать ситуацию в личном общении — словами, жестами, мимикой, то с удалёнными копирайтерами из всех инструментов в моем распоряжении только почта. А копирайтеры — люди творческие, а значит, мнительные, трепетные и обидчивые. Приходится очень аккуратно формулировать, что-то смягчать с помощью личных сообщений в мессенджерах. Удалённым сотрудникам очень важна обратная связь. И если в офисе я часто разбираю с ребятами нашу работу, и это занимает несколько минут личного разговора с каждым, то, чтобы написать всё то же самое — требуется гораздо больше времени.
Ещё одна важная проблема — разница часовых поясов. Сотрудник в Иркутске начинает работать тогда, когда я ещё вижу сны, а заканчивает, когда я иду обедать. Но у такой разницы во времени есть и плюс: если мне регулярно нужен результат его работы очень рано с утра, например. Так что выбирайте часовые пояса в зависимости от задач. Например, если есть необходимость, чтобы сотрудник был доступен поздно вечером, выбирайте регионы, где день начинается позже.

Вениамин Бакалинский
генеральный директор, Бюро переводов iTrex

Сложности с удалёнными сотрудниками типичны для всех сфер: или не вовремя, или не качественно. У нас всё настроено так, чтобы минимизировать эти риски. Есть договоры и — обязательно! — письменно прописанные задачи. Работу от переводчиков и редакторов мы принимаем поэтапно, закладываем резервы в сроки выполнения, контролируем качество на разных этапах. Также очень важно постоянно поддерживать контакт, обращать внимание на стиль общения, своевременность ответов, эмоциональную окраску. Мы стараемся выстроить чуть более неформальные отношения с нашими удалёнными специалистами, немного более дружеские, чем это обычно бывает. Когда работа базируется на человеческом отношении, то быстрее возникает взаимное доверие. А отсюда — и качество, и ответственность, и надёжность.

Нана Куликова
управляющий партнер, РУСИНТЕРНЕТКОМ. SMM/PR/DIGITAL агентство

Серьёзная проблема может возникнуть с утечкой информации. Но мы редко работаем с удаленными сотрудниками над секретными проектами. Таких людей у нас не более 5 человек, и все они давно сотрудничают с нами и подписали всевозможные NDA. Они настоящие сумасшедшие профессионалы, просто им тесно в рамках московского офиса, и мы это понимаем и идём навстречу.

Бонусы удалённого сотрудничества: в цифрах и эмоциях

Все проблемы решаемы, некоторые минусы легко превращаются в плюсы, и в итоге формат удалённого сотрудничества — особенно с развитием коммуникационных технологий — вскоре может из опции превратиться в основную форму трудовых отношений. Тем более при такой экономии.

Система Можайка. В реальных цифрах у нас получается: экономия на офисе 80 000 рублей в месяц. На зарплате и налогах — 60 000 рублей в месяц.

Serebro Lab. Экономия как минимум 30–50 тысяч в месяц на аренде офиса, в котором абсолютно нет смысла, потому что наши основные рабочие инструменты — ноутбук, мобильный телефон и блокнот для записи.

КорпусГрупп. Удалённые сотрудники стоят меньше своих офисных коллег примерно на 20%, стоимость одного рабочего места сотрудника компании «КорпусГрупп» составляет 12 000 рублей в месяц или 144 000 рублей в год (включая аренду офиса, телефонию, интернет, мебель и ПК). Уменьшается число контролирующих — сокращается руководящая надстройка.

Фотобанк Лори. 32 человека — это 32 рабочих места, из расчёта 3 квадратных метра на человека, то есть аренда 96 метров офиса, и сидеть, как в муравейнике, покупка 32 компьютеров, мебели, оргтехники, воды для кулера и т. д. А так у нас четыре человека сидят в 36 квадратных метрах офиса. Остальные работают дома, не тратят наши деньги на аренду и мебель, компьютеры они себе купили сами, а ещё они не тратят время на дорогу и очень любят свою работу.

Русинтернетком. Польза не только в экономии пространства офиса и количества техники, но и в главном — в индексе счастья сотрудника. Если человек счастлив — то и работает он лучше, мыслит шире и креативнее и выдаёт результаты качественно и оперативно. А наши удалённые сотрудники счастливы — они сами выбрали себе страну, в которой хотят жить, занимаются делом, которое любят, и им за это ещё и платят.