Журнал "Финансовый директор", июль 2015г.
Какие условия оправдано включить в договор с поставщиком
Кира Нуякшева, заместитель финансового директора по финансово-экономическому обеспечению «КорпусГрупп»
Виталий Брацук, директор по логистике «КорпусГрупп»


Прежде чем согласовать договор с поставщиком на приобретение товаров или услуг, финансовому директору следует проверить основные условия сделки, убедиться, что они выгодны для компании и не повлекут дополнительных расходов. Это решение подскажет, на что следует обратить внимание финансовому директору в тексте контракта, и какие условия оправдано включить.
Универсальные рекомендации по проверке ключевых пунктов договора с поставщиком - сильная сторона этого решения. Следует учесть, что единого шаблона договора не существует, все зависит от условий сделки.

Перед заключением договора с поставщиком необходимо проверить, правильно ли в нем указано наименование приобретаемого товара или услуги и как распределены обязанности сторон. В случае отсутствия существенных условий следует согласовать их с поставщиком и добавить в договор. В дальнейшем это поможет оперативно решить возникающие проблемы и избежать дополнительных расходов.

Как правильно указать предмет сделки в договоре поставки
Одним из главных условий договора с поставщиком – описание предмета сделки. Следует конкретизировать наименование приобретаемого товара или услуги, а именно:
- обозначить собственно наименование товара или услуги;
- определить его характеристики, указать индивидуальные признаки и комплектацию.
Наименование товара может быть указано и в прилагаемом к договору документе (приложении, дополнительном соглашении, спецификации), который позволяет определить, какой именно товар должен быть поставлен.
Также следует обозначить количественные характеристики приобретаемого товара или услуги. Это может быть поштучная отгрузка (в случае, если товар можно посчитать) или в конкретных единицах измерения (тонны, килограммы, метры и пр.)

Пример формулировки предмета договора поставки
Елена Бульбенова, независимый консультант
Поставщик обязуется поставить, а покупатель обязуется принять и оплатить мебель из ясеня со стеклянными вставками и металлическими ручками на общую сумму 10 000 (десять тысяч) рублей. Количество, ассортимент, цена за единицу товара и иные данные, относящиеся к товару, указываются в спецификациях, которые согласовываются сторонами и являются неотъемлемой частью данного договора.

Как сформулировать в договоре порядок поставки товара
Чтобы избежать споров по срокам поставки товаров лучше включить в договор заранее оговоренные условия. Если поставка предполагается в несколько этапов, рекомендуется составить график с указанием наименования товара и сроков поставки каждой партии. Такой график можно оформить отдельным приложением или включить в соответствующий пункт договора.

Если договор бессрочный или срок его действия не определен, и на момент подписания невозможно определить точную дату поставки товара, можно указать в тексте одно из условий по обязательству поставщика доставить товар:
- в течение определенного периода, к примеру с 01 декабря по 15 декабря 2015г.
- не позже конкретной даты, к примеру, не позднее 10 декабря 2015г.;
- регулярно равномерными партиями, к примеру ежемесячно, ежедекадно и т.д.

Также можно включить в договор условие о возможности оформления поставки дополнительным приложением уже после подписания договора.
Если компания регулярно закупает небольшие партии товара или имеет разветвленную сеть филиалов, но у нее нет своего транспорта, в договор нужно включить такое условие: поставка товара осуществляется силами и средствами поставщика в сроки и по адресу, определенному сторонами в заказе. Чтобы исключить возможность завышения поставщиком стоимости транспортных услуг, следует заранее сравнить ее с ценами других транспортных компаний в этом регионе. Если окажется, что есть более выгодные предложения по доставке можно попробовать договориться с поставщиком о снижении стоимости или нанять стороннюю транспортную компанию.

Как избежать изменения цен в договоре с поставщиком
Чтобы избежать изменения цен в договоре с поставщиком следует:
- зафиксировать по возможности спецификацию или прейскурант закупаемого продукта, причем, на как можно более длительный период.
- уточнить у поставщика и внести в договоре, что входит в стоимость. Если оговоренная цена включает в себя услуги доставки или другие дополнительные расходы - зафиксируйте это в договоре (к примеру, в цену товара могут входить: стоимость упаковки, маркировки, погрузки, а так же некоторые налоги и сборы). Если эти затраты не будут включены, то продавец или поставщик не вправе потребовать дополнительной оплаты сверх цены, закрепленной в договоре.
Если спецификация на поставку товара подписывается на неопределенный срок, в договоре лучше исключить возможность одностороннего изменения цены в будущем. Следует указать период, в течение которого поставщик обязан об этом уведомить и согласовать с покупателем новую цену.
- зафиксировать стоимость товара лучше в рублях, за исключением, если поставщик – нерезидент. Это поможет избежать вопросов со стороны контролирующих органов по правомерности цены, а также избавиться от курсовых расходов по пересчету валюты.
- при определении цены товара важно указать, входит ли в стоимость товара налог на добавленную стоимость (НДС).

Пример формулировки условия договора по согласованию изменения цены
Елена Бульбенова, независимый консультант
При изменении цены товара поставщик обязуется предложить покупателю новую цену и направить ему предложение о согласовании новой цены товара не позднее, чем за пятнадцать рабочих дней до даты предполагаемой поставки. В свою очередь покупатель обязуется в трехдневный срок со дня получения предложения о согласовании цены направить в адрес поставщика сообщение о согласии либо о несогласии с предложенным изменением. Договоренность сторон об изменении цены товара оформляется дополнительным соглашением сторон, прилагающимся к договору поставки.
Совет: заключая договор с поставщиком, предусмотрите штрафы за поставку товара по цене, выше договорной

Виталий Брацук, директор по логистике «КорпусГрупп»
Исключить ситуацию, когда недобросовестный поставщик отгружает товар по цене выше договорной в надежде, что покупатель примет данный товар, не проконтролировав цены, можно с помощью дополнительного пункта договора. Достаточно прописать условие, что в таком случае покупатель может выставить поставщику штраф в оговоренном размере или поставщик обязан будет допоставить товар на сумму переплаты. При наличии такого пункта покупатель может взыскать с поставщика сумму переплаты и тем самым компенсировать разницу в цене.

Как сформулировать в договоре порядок расчетов с поставщиком
Перед подписанием договора с поставщиком следует проверить наличие условий о порядке расчетов. Прежде всего, нужно указать способ оплаты: наличный или безналичный. Далее следует проверить порядок оплаты. Может быть два варианта:
- предоплата и окончательный расчет по факту поставки товара;
- оплата по факту поставки;
- оплата по факту поставки с отсрочкой платежа.
Если предполагается аванс, то в договоре следует указать его сумму в денежных единицах или в процентах от общей стоимости товара. Также нужно уточнить, в какой срок предполагается авансовый платеж и окончательный расчет по факту поставленного товара, и на основании каких документов (к примеру, счет-фактуры на оплату, подписанного договора, спецификации и пр.).
Если оплата только после поставки, то в договоре желательно раскрыть ее и документы, свидетельствующие о приемке товара (как правило, если товар - товарная накладная, если услуга – акт выполненных работ).
В случае отсрочки платежа, важно включить в договор ее период и сумму, на которую она распространяется. Обратите внимание на формулировку: банковские или календарные дни. Это исключит возможные споры в будущем и поможет избежать штрафов и пеней за просрочку оплаты.
Если поставщик предоставляет скидку, то это условие тоже лучше прописать в договоре.

Какие штрафы и пени предусмотреть в договоре с поставщиком
Чтобы обезопасить себя от нежелательных санкций за нарушение сроков оплаты или по другим причинам, в договоре следует подробно раскрыть условия для начисления штрафа или пеней: в каком случае, с какой суммы, в каком размере (в процентах или фиксированная величина), в каком порядке возмещается.
Также в договоре необходимо четко определить условия выполнения обязательств со стороны поставщика, прописать гарантии и ответственность. К основным обязательствам поставщика относятся:
- поставка товара в срок, согласованный с покупателем;
- в количестве и качестве, определенном договором;
- по ценам, согласованным с покупателем.

Также в договоре следует закрепить за поставщиком обязательство по предоставлению всех необходимых документов, подтверждающих поставку комплектного товара и его соответствие заявленному качеству (к примеру, удостоверения качества, сертификаты соответствия, ветеринарные свидетельства, гигиенические заключения и т.д.).
Чтобы избежать невыполнение поставщиком хотя бы одного из указанных выше обязательств, следует предусмотреть штрафы и пени. Их также нужно детально расписать - как считаются, от какой суммы и в каком размере, в каком порядке поставщик должен возместить ущерб. Также можно предусмотреть условие, что покупатель вправе не принимать товар, либо принять товар, но приостановить его оплату до момента надлежащего исполнения поставщиком своих обязательств. В таком случае к нему не могут быть применены какие-либо штрафные санкции за нарушение сроков оплаты товара.

Как добиться компенсации за просроченный товар
Чтобы получить компенсацию за просроченный товар, важно зафиксировать в договоре запас срока годности на момент поставки (к примеру, не менее 70% от остаточного срока годности), а также предусмотреть возможность отказаться от оплаты такой продукции.
Поскольку партии поставки могут быть большими, а некачественный или несоответствующий условиям поставки товар не всегда можно выявить в момент приемки, в договор лучше добавить условие, что покупатель имеет право отказаться от оплаты и вернуть его на протяжении определенного количества дней. Также следует предусмотреть условие о вывозе просроченной продукции за счет поставщика.

Вопрос: как переложить на поставщика ответственность за поставку некачественного товара
Виталий Брацук, директор по логистике «КорпусГрупп»
Чтобы исключить риск штрафных санкций со стороны контролирующих органов в случае, если качество поставленного товара не соответствует установленным нормам, в договоре лучше предусмотреть ответственность поставщика на этот случай. Условие можно сформулировать следующим образом: «Если органами, уполномоченными производить проверку качества товара, с покупателя будет взыскан штраф за несоответствие товара, полученного от поставщика, установленным требованиям, и/или за ненадлежащее оформление сопроводительных документов, и/или товар будет снят с реализации по вышеуказанным причинам, поставщик обязан в течение _ рабочих дней, с момента получения соответствующего письменного требования покупателя возместить сумму вышеуказанного штрафа, а товар, снятый с реализации, вывезти в полном объеме и за свой счет в течение _ рабочих дней и возместить его стоимость покупателю в полном объеме».

Как избежать внеплановых расходов по договору поставки
Чтобы избежать внеплановых расходов по договору поставки следует предусмотреть дополнительные условия, а именно:
- четко прописать порядок приемки товара, который будет защищать и интересы покупателя. Например, следует указать, что покупатель вправе принять товар без проверки его качества, если у него отсутствуют видимые дефекты, повреждения, надлежащая тара, количество определяется в тех же единицах измерения, которые указаны в товаросопроводительных документах.
- уточнить входит ли в стоимость товара услуги по погрузке и/или разгрузке товара. Если – да, лучше зафиксировать это в договоре, если нет – будет возможность заранее спланировать расходы.
- указать гарантию. В договоре следует указать, с какого момента и на какой срок поставщик гарантирует качество поставляемого товара. Как правило, гарантийный срок начинается с момента передачи товара покупателю. В течение этого срока последний имеет право предъявить продавцу требования, связанные с обнаруженными недостатками товара. Следует уточнить в договоре, как поставщик будет их устранять и в течение какого времени.
- уточнить условия по таре и упаковке. Следует заранее согласовать с поставщиком, в какой таре и какого качества будет передаваться товар: должна ли упаковка быть одноразовой или многоразовой, обязан ли покупатель ее вернуть поставщику или оплатить стоимость.

Совет: заключая договор с новым поставщиком, тщательно проверьте его финансовые документы и предусмотрите штраф за недополученный к зачету НДС
Кира Нуякшева, заместитель финансового директора по финансово-экономическому обеспечению «КорпусГрупп»
Чтобы удостоверится в надежности поставщика, следует заранее проверить его финансовые документы и исключить дополнительные расходы, которые могут возникнуть в результате неуплаты поставщиком суммы НДС. Поскольку контролировать предоставление поставщиком документов в бюджет невозможно, то в договоре лучше прописать штраф поставщику, сопоставимый с недополученным к зачету НДС. Данный пункт может звучать следующим образом «если в результате неуплаты поставщиком суммы НДС на покупателя будут возложены обязательства по возврату в бюджет сумы вычета по НДС, то покупатель вправе приостановить оплату заказчику в пользу оплаты НДС; уменьшить оплату на сумму равную перечисленной покупателем в соответствующий бюджет».