Журнал "Гид арендатора", март 2016г.
Меньше есть: офисы адаптируются к режиму экономии
В середине февраля Сергей Швецов, первый заместитель председателя Центрального банка РФ, на прессконференции по финансовой грамотности призвал население во времена экономического спада экономить и сберегать, а потребление сократить.

Офисный сегмент советы Сергея Швецова предвосхитил и начал экономить еще задолго до того, как о такой необходимости заговорили на высоком уровне.
По признанию участников рынка, большинство компаний стараются на всем экономить и оптимизировать расходы в разных областях: на аренду, персонал, представительские расходы.

Причем, по опыту Елены Мишиной, руководителя отдела вторичной недвижимости Est-a-Tet, последний пункт у каждой компании включает совершенно разные типы расходов: где-то для клиентов предусмотрен только кофе и чай в офисе, а где-то – бесплатные туры в Европу. Также минимизируют расходы на обслуживание офиса за счет сокращения или упразднения ряда технических служб.

Например, вместо охранников ограничиваются сигнализацией, вместо целый день дежурящей уборщицы – уборка раз в день. Экономия расходных (канцелярия) и сопроводительных (кофе, чай) материалов для сотрудников заключается в том, что во многих компаниях для нужд работников закупается минимальный набор канцелярии, а кофе, чай и проч. люди покупают сами. От дорогой канцелярии, а тем более канцелярии для сотрудников давно уже отказались многие, максимум – минимальные заказы для офисов продаж, если бизнес связан с реализацией дорогостоящих товаров. Затраты на любую печатную продукцию: на буклеты, раздаточные материалы, визитки сотрудников – тоже подвергаются пересмотру в сторону сокращения и более целевого ее использования. Правда, экономия получается не то чтобы очень большая, а главное, вреда от такой экономии часто больше, чем пользы.

Как рассказывает Александр Ошурко, заместитель генерального директора Praedium, в структуре общих затрат компании офисные расходы (оргтехника, канцелярия, обеспечение жизнедеятельности офиса) составляют не более 0,5–1,5 %. «Отказаться от этих расходов очень проблематично: это стресс и неудобства для сотрудников, а экономия, при всех недостатках, минимальная. Такие расходы обязательны и плохо оптимизируются в современных условиях рынка. Гораздо чаще удается экономить компаниям на оптимизации арендной ставки для своих офисов: на текущем рынке есть где развернуться, и, по нашим данным, в среднем арендаторам в 2015 году удалось сократить затраты на аренду на 20 %. Это хорошее подспорье для любой компании в кризис», – отмечает эксперт. Так что повседневные офисные расходы в компании стараются если не сократить, то сохранить на прежнем уровне, что вследствие удорожания многих канцелярских товаров и оргтехники (на 20– 30 %) сегодня задача не из легких.
И все же оптимизация подобного рода расходов необходима. Она становится возможной в первую очередь благодаря закупкам более дешевых офисных принадлежностей (например, закупается бумага для оргтехники российского производства по более низкой цене). сократить также можно объемы цветной печати: цветные картриджи для МФУ, отме чает г-н Ошурко, являются одним из наиболее затратных приобретений в части офисных нужд.

Есть и другие возможности, уверена Анна Динмухаметова, директор по организационному развитию группы компаний «КорпусГрупп» (выступает оператором аутсорсинговых услуг обслуживания офисов, таких как эксплуатация и клининг).
В среднем, по подсчетам эксперта, компания тратит на печать документов 2–5 % своего годового дохода, при этом на одного сотрудника приходится $ 600–700 в год, включая приобретение бумаги и оригинальных комплектующих, обслуживание и ремонт. «Мы заключили “клик-контракт” на установку в офисе компании копировальных и печатающих машин, отказавшись от персональных принтеров в каждом отделе. По условиям контракта поставщик бесплатно устанавливает оборудование в офисе и берет на себя обязательства по бесплатной замене картриджей, запасных частей и регулярному сервисному обслуживанию. Мы же оплачиваем стоимость услуг один раз в месяц за фактически выполненные отпечатки, согласно выбранному тарифу.
Данная схема позволила уменьшить бюджет на картриджи на 1,5 млн рублей, реальная годовая экономия при этом составит 35–40 %. Если раньше печать одной страницы обходилась в среднем в 2,5 рубля, то теперь одна копия стоит 29 копеек».

Не принято говорить, но импортозамещение приветствуется отнюдь не во всех областях офисного обслуживания. Так, по опыту Андрея Кроткова, генерального директора УК Zeppelin, расходы по обслуживанию санузлов в отношении импортных материалов выросли за минувший год на 20 %. Компании, которые решились перейти на отечественные аналоги, смогли пол- ностью компенсировать этот рост, но это единственное направление, где импортозамещение могло пройти безболезненно и полностью: Kimberly-Clark и Tork заменили на российского производителя НРБ, а моющие средства Johnson Diversey и KIEHL – на отечественные «Интерхим» и «Долфин». В расходах на химию (для мытья полов, поверхностей и т. п.) повышение также составило до 40 %, но в половине случаев имеются российские аналоги, которые могут минимизировать этот рост до 20 %.
Что касается расходов на инвентарь (которому, к сожалению, нет российских аналогов), по подсчетам УК Zeppelin, цены на него за 2015 год выросли до 40 %. И импортозамещение в этом направлении в настоящий момент просто невозможно.

Больше всего, по словам Андрея Кроткова, выросла закупочная стоимость уборочной техники: тракторов, пылесосов, водососов, погрузчиков и т. п. – до 50–60 %, ГсМ – на 55 %, ОСАГО – на 60 %. Как следствие, выросла стоимость услуг в FM-отрасли. «При пролонгации договоров на 2016 год управляющие компании были вынуждены аргументированно поднять свой ценник для владельцев и арендаторов коммерческой недвижимости с 2016 года. Это вызвано ростом минимальной заработной платы (на 24 %), МРОТ (12 %), прожиточного минимума (на 20 %), стоимости проезда и коммунальных платежей для физических лиц (20 %), введением обязательного патента на работу для иностранных граждан и др.», – описывает ситуацию «в поле» эксперт.

Оптимизировать офисную жизнь можно и еще по нескольким пунктам. Многие крупные компании сокращают такие должности, как кофе-леди, делая выбор в пользу арендованных кофе машин, которыми сотрудники будут пользоваться самостоятельно. Также под сокращение попадают офисные повара, работники кухни. «Нынешний кризис проходит для основной части компаний под флагом отказа от излишек, но все действительно необходимое компаниями сохраняется», – настаивает Александр Ошурко.

Анна Динмухаметова согласна с Центробанком и Cергеем Швецовым: сейчас вообще не время покупок, а основной упор идет на поддержание в рабочем состоянии того, что компаниям удалось накопить за годы работы, это касается всего оснащения офиса.

Некоторые компании сократили штат сотрудников, соответственно, у фирм ос- тается запас техники, которой можно заменить внезапно сломавшиеся компьютеры, а не тратить большие средства на закупку новых машин. Еще один путь к экономии – переход на внешнего подрядчика, что, по словам г-жи Динмухаметовой, позволяет значительно сократить расходы на комплектующие, расходные материалы и заработную плату обслуживающего персонала за счет применения наиболее эффективных технологий и профессиональной организации работы: «Подрядчики сами способны предложить эффективные решения по оптимизации офисных затрат, ведь, как известно, административные затраты – это та самая курочка, которая клюет по зернышку, но за год склевывает миллионы». Есть еще несколько «скрытых возможностей» сокращения расходов. Так, в компании «КорпусГрупп» считают, что в целях экономии на услугах связи можно приобрести систему видеоконференций, позволяющую вести переговоры с региональными представительствами. На опыте компании расходы сократились в два раза. средства связи позволяют экономить и на командировках сотрудников. «В среднем на командировки сотрудников тратилось не менее 1 млн рублей. Теперь для снижения затрат по этой статье мы максимально задействуем интернет, Skype и другие средства связи, заменяя личные встречи видеоконференциями, сканами отчетных документов и анкетами», – рассказывает г-жа Динмухаметова. Кроме того, хороший экономический эффект дает отказ от содержания собственного авто парка в пользу работы с онлайн-такси.